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【電話?メール?いつまでに?】内定辞退マナー徹底解説

複数の企業から内定が出て他社に行くことを決めたり、内定をもらったものの条件が合わないとなった場合、内定を辞退する必要がある。今回は内定辞退時のマナーについてご紹介しよう。

いつまでに?

内定辞退の連絡は、「辞退しよう」と決めたらできるだけ早くしよう。学生の皆さんが就活に労力をかけているのと同じように、企業側も採用にコストや時間をかけており、あなたの採用のために他の学生の選考をストップしているなんてことも多々ある。
内定をもらった時に「内定を承諾し入社を約束します」という内容の内定承諾書を書くこともあると思う。

承諾書を提出した以上、内定を辞退したら怒られるのが怖い…
内定を辞退して学校を卒業できなくなったらどうしよう
などと不安に思うことがあるだろう。しかし実は、法律上で雇用契約に関する内容にあたる内定については、入社の2週間前までに辞退すれば問題がないことになっているのだ。受諾書自体には法的拘束力はなく、内定を辞退した場合でも法的なペナルティがつくことはない。もちろん企業側からしたら迷惑な話なので難色を示されることはあると思うが、卒業などに影響することはないので安心してほしい。

デッドラインの目安としては
・企業側から提示された日にち
・内定式
・入社2週間前
がポイントになると言える。とは言ってもやはり早く連絡するに越したことはない。それが礼儀だと言えるだろう。

電話で?メールで?

電話

内定辞退の連絡は基本的には電話でするのが望ましい。担当者につながりさえすれば、直接・確実に伝える方が誠実であると言えるからだ。
その際、気をつけるポイントは3点ある。

1点目は時間帯である。10時台もしくは14時〜16時の業務が比較的忙しくないとされる時間帯にかけるようにしよう。
2点目は聞こえやすい環境で・話し方で電話をすることである。電波がよく雑音がない場所を選んで、はきはきと言葉遣いに気をつけて話すようにしよう。
3点目は感謝と謝罪の意をしっかり表すことだ。縁があって選考を受けてきた企業であり、他社に勤めることになっても以後仕事で一緒になることもあるかもしれない相手である。今まで自分に時間を割いてもらったことや親切な対応をしてくれたことへの感謝と内定を辞退することへの謝罪は最低限伝えよう。

メール

一方で、メールのメリットもある。
メールのメリットとしては
・形が残るので担当者のメールボックスには確実に届く
・採用規模が大きい企業だと多くの学生から電話をもらうよりメールの方が処理しやすい
というような点が挙げられる。

電話をしたが担当者が不在で伝言をお願いすることになった場合などは、メールを送っておくのがいいかもしれない。逆にメールで辞退の旨を伝えたが返信がない場合も電話で確認するべきだろう。とにかく「確実に伝わっているかどうか」を確認し、トラブルを避けるようにしよう。

例文

内定を辞退する際の例文をご紹介しよう。

《電話の場合》
『こんにちは、お世話になっております。
先日内定のご連絡をいただきました、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
恐れ入りますが新卒採用担当の/人事担当の 〇〇さんはいらっしゃいますでしょうか。

(担当者に代わる)

お忙しいところ失礼いたします、〇〇大学〇〇学部の〇〇です。
先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変申し訳ないのですが、本日は内定の辞退をさせていただきたくご連絡しました。

(どうしたの?というような反応があった場合)

例)
・自分なりに今後のキャリアプランをもう一度検討した結果、今回は他社へ入社することを決めました。
・貴社で働きたい気持ちはやまやまなのですが、家庭の都合で入社が難しくなってしまいました。

説明会から面接・面談など大変お世話になったにも関わらず、ご迷惑をおかけして申し訳ありません。本当にありがとうございました。

(了承の返事)

お忙しい中、ご対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします。』

《メールの場合》
件名:〇〇大学〇〇学部〇〇 内定辞退のご連絡
本文:〇〇株式会社 新卒採用部〇〇様
お世話になっております。
先日内定のご連絡をいただきました、〇〇大学〇〇学部の〇〇です。
大変申し訳ないのですが、本日は内定の辞退をさせていただきたくご連絡しました。貴社から内定をいただき、私自身ありがたく嬉しく思ったのですが、自身の適性や今後の展望について改めて考えた結果、この度は他社への入社を決めました。

〇〇様には説明会から長い間お世話になったにも関わらず、ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
このようなご連絡となり心苦しく思いますが、選考の過程で多くのアドバイスをいただき、私の人生においても自分を見つめ返すとても意義のある時間だったと感じております。

本来ならば直接お伺いしてお詫びすべきところではありますが、メールでのご連絡になりますこと何卒ご容赦いただきたく申し上げます。
〇〇様はじめ、採用に関わっていただいた全ての方に心より感謝しております。本当にありがとうございました。
最後になりますが貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
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署名

内定辞退におけるトラブル

内定を辞退するにあたって起こり得るトラブルに注意してほしい。
・内定辞退をした企業の悪評をネットに流す
内定を辞退した企業に関しての悪評を不用意にネットで書くようなことは絶対にやめよう。他社に入社したとしてもその後の経歴に関わったり最悪名誉毀損で訴えられることもあり得ないことではない。選考を受けた企業に対して敬意を払おう。

・内定の辞退を受け入れてもらえない
内定承諾書も提出したし内定を辞退するのはおかしいと責められたり、お金を払うことを要求してくる企業があったらきっぱりと断ろう。前述したように内定承諾書には法的拘束力はなく、学生の意思は尊重されるべきである。
もしそのような対応をされた場合は大学や周りの大人に相談しよう。

さいごに

複数の企業から内定をもらった時、学生としては喜ばしいと同時に悩ましいものだろう。ブランド性や現時点の価値だけでなく、先を見据えて改めてよく考え、自分のキャリアにとってよりよい選択肢を選んでほしい。その際には社会人への第一歩として、感謝と謝罪を伝える姿勢とマナーを忘れずにいよう。

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